Verantwortungsvoll und sicher Meetings abhalten
Der Videokonferenzanbieter Zoom ist aktuell äußerst gefragt. Nachdem der Dienst kurzzeitig in die Kritik geraten ist, es nicht so genau mit dem Datenschutz zu nehmen, wurde nachgebessert, so dass mittlerweile europäische Datenschutzrichtlinien eingehalten werden sollten (Angabe ohne Gewähr unsererseits). Doch auch ihr selbst könnt viel dazu beitragen, Daten und Privatssphäre von euch und allen anderen Teilnehmern zu schützen. Hierzu haben wir für euch ein paar Tipps gesammelt.
Nutzt einen sicheren physischen Ort
Egal, ob im Büro oder Home-Office, die Gespräche in einer Videokonferenz gehen auch nur die Leute was an, die daran teilnehmen. Daher achtet darauf, dass ihr euch einen Ort sucht, an dem euch niemand zuhören kann. Wenn ihr ein Headset nutzt, könnt ihr zumindest schon mal sicher sein, dass eure Gesprächspartner nicht belauscht werden können.
Umgekehrt könnten in eurem Büro Dinge sein, die Leute in der Konferenz nichts angehen. Seien es Akten, Projektpläne oder Telefonlisten an der Wand oder sonstige Dinge. Heutige Webcams haben meist mindestens Full HD-Video. Das kann schon ausreichen, um zu lesen, was im Hintergrund auf einem Dokument steht.
Sichert auch euren virtuellen Space
Schließt alle Tabs in eurem Browser und alle Dokumente, die ihr nicht für das Meeting braucht. Wenn man seinen Bildschirm mit anderen teilt, hat man sich schnell mal verklickt und zeigt eventuell etwas Vertrauliches oder Privates. Screenshots sind schnell gemacht, also sorgt von vornherein dafür, dass ihr gar nicht erst aus Versehen etwas präsentiert, was nur für euch bestimmt war. Entsprechend solltet ihr auch Benachrichtigungen von Emails, Chatrooms, Messengern, usw. deaktivieren, damit diese nicht plötzlich aufpoppen, während ein Dutzend Leute sich euren Bildschirm betrachtet. Video und Audio könnt ihr auch immer abschalten, wenn bspw. der Kollege oder eine andere unbeteiligte Person reinkommen und euch ansprechen.
Haltet eure persönliche Meeting ID geheim
Zoom bietet die Möglichkeit, jedem Meeting eine zufällig generierte ID zu geben oder einfach standardmäßig immer die gleiche, nämlich eure persönliche ID zu nutzen. Letzteres kann vorteilhaft sein, wenn man oft mit den gleichen Personen zoomt. Diese können dann einfach immer den gleichen Link nutzen, um mit euch in ein Meeting zu gehen. Das kann dann aber auch jeder andere, der die ID in die Finger bekommt. Auf Youtube und anderen Plattformen gibt es zahlreiche Videos von sogenannten Zoombombings, also dem bewussten Stören von Zoom-Meeting von irgendwelchen Spaßvögeln und Trollen. Im besten Falle kann das lustig sein, im schlimmsten Falle könnten Hassparolen oder nackte Tatsachen vor der Kamera präsentiert werden. Gebt eure ID also nur an Personen weiter, denen ihr vertraut und nutzt ansonsten zufällige IDs.
Auch wichtig in dem Zusammenhang: Richtet ein Meeting-Passwort ein
Warteraumfunktion nutzen
Wenn ihr ein Meeting hostet, bietet euch der Warteraum die Möglichkeit, vorab zu kontrollieren, wer denn da am Meeting teilnehmen möchte. Ihr bestimmt dann, ob ihr die Person reinlassen wollt oder nicht. Das ist natürlich ein wenig Arbeit, bietet aber zum einen die Möglichkeit, Störenfriede auszufiltern und die reingelassenen Teilnehmer einzeln und persönlich zu begrüßen. Mehr dazu in unserem Artikel zur Moderation.
Deaktivieren der Option „Teilnehmer dem Meeting vor Host beitreten lassen“
Man kann einen Meeting-Raum so einrichten, dass Teilnehmer auch reinkommen, bevor der Host/Moderator anwesend ist. Das kann durchaus sinnvoll sein, wenn man einfach mal einen Raum für andere öffnen will, ohne unbedingt von Anfang an oder überhaupt am Meeting teilnehmen zu wollen. ABER: der erste, der den Raum betritt, wird automatisch zum Host erklärt und bekommt Kontrolle über das Meeting. Unter Bekannten und Freunden kann man das sicher machen, bei einem Webinar o.ä. natürlich nicht. Daher sollten alle im Warteraum landen bis der Host tatsächlich anwesend ist. Wenn ihr selbst nicht teilnehmen könnt, ist es möglich, einen alternativen Host zu bestimmen.
In-Meeting Chat deaktivieren
Wenn es nicht unbedingt nötig ist, dass Teilnehmer nebenbei miteinander kommunizieren, solltet ihr den Chat deaktivieren. Ist dieser aktiv, habt ihr auch die Verantwortung, was dort passiert. Wenn bspw. weibliche Teilnehmer dort angebaggert und belästigt werden und ihr unternehmt nichts dagegen, weil ihr selbst nicht in den Chat schaut, kann das unangenehme Folgen haben. Wenn ihr den Chat nutzen wollt, muss dieser auch beobachtet werden. Diese Aufgabe kann auch delegiert werden.
Teilen nur dem Host erlauben
Während des Meetings könnt ihr über den großen grünen Button in die Teilen-Optionen gehen und dort einstellen, dass nur der Host seinen Bildschirm teilen kann. In den Sicherheitseinstellungen kann man zudem auch nochmal genau einstellen, was Teilnehmer dürfen und was nicht. So verhindert ihr, dass Leute einfach Dinge in der Gruppe präsentieren, die entweder einfach nichts im Meeting verloren haben oder auch problematisch sind.
Teilnehmer rauswerfen
Wenn sich jemand daneben benimmt und sich nicht an die Spielregeln hält, solltet ihr die Person entfernen. Dazu geht ihr in das Teilnehmer-Panel. In der Liste der Teilnehmer geht ihr zu der entsprechenden Person und könnt sie entfernen.
Session abschließen
Wenn alle erwarteten Teilnehmer im Meeting sind, könnt ihr dieses auch einfach abschließen. Dazu geht ihr in die Sicherheitseinstellungen. Dann kann niemand mehr beitreten und ihr bekommt auch keine störende Benachrichtigung mehr, dass jemand versucht, in das Meeting zu kommen. Also schließt auch wirklich nur ab, wenn ihr sicher seid, dass alle dabei sind, die teilnehmen sollten. Wenn jemand aus dem Meeting aussteigt oder z.B. wegen hakeliger Internetverbindung rausfliegt, kann er nicht mehr rein, so lange das Meeting abgeschlossen ist!
