Das Kontaktverbot im Rahmen der Corona-Krise hat dazu geführt, dass Vorstandsitzungen, Arbeitskreise, etc. sich nicht mehr persönlich treffen können, um aktuelle Themen zu besprechen. Doch muss eure ehrenamtliche Arbeit nicht zum Erliegen kommen. Videokonferenzen ermöglichen es auch in der aktuellen Ausnahmesituation, miteinander in Kontakt zu bleiben und gemeinsam zu arbeiten. Viele scheuen sich jedoch davor, die Moderation eines solchen Online-Meetings zu übernehmen. Daher wollen wir euch ein paar Tipps geben, wie ihr ein Meeting vorbereiten, strukturieren und durchführen könnt.
Vorbereitung
Auswahl des Meeting-Tools
Bevor es losgehen kann, steht zunächst die Wahl des Meeting-Tools an. Natürlich gibt es auch hier eine Vielzahl von Tools. Marktführer in dem Bereich dürfte aktuell Zoom sein, es gibt aber auch jede Menge Alternativen wie GoToMeeting, Jitsi, Skype, etc. In unserer Tool-Sammlung haben wir einiges für eure digitale Werkzeugkiste aufgeführt.
Vorteil bei Zoom ist die Möglichkeit, auch einfach per Telefon an einem Meeting teilzunehmen, denn nicht jeder hat immer die technischen Voraussetzungen, um an einer Videokonferenz teilzunehmen. Gerade in der Landjugend dürfte es einige geben, die zu Hause nicht die nötige Bandbreite haben, um vernünftig Video streamen zu können. Daher auch:
Technische Voraussetzungen klären
Für den Beziehungsaufbau ist es definitiv besser, mit Kamera zu arbeiten als nur mit dem Telefon. Wenn es die Internetanbindung hergibt (alles unter 6 Mbit dürfte schwierig werden), sollte also jeder möglichst mit Kamera teilnehmen. Aktuell ist es allerdings nicht ganz einfach, überhaupt noch Webcams zu bekommen. Sollte man keine haben, kann man entweder sein Smartphone oder Tablet direkt nutzen und damit an der Konferenz teilnehmen. Will man jedoch seinen Rechner mit großem Bildschirm nutzen, kann man sein Smartphone durchaus auch als Webcam nutzen. Hierzu gibt es Apps wie Droidcam. Das Handy wird dann über WLAN oder USB-Kabel mit dem PC verbunden und fungiert als Kamera inklusive Mikrofon.
Es sollte auf Bild- vor allem aber auf Tonqualität geachtet werden. Ein pixeliges Video ist nicht schön, aber kratziger, blecherner oder viel zu leiser Ton wirkt sich jedoch weit negativer auf das Erlebnis aller Teilnehmer aus.
Erstellen einer Agenda
Es ist immer hilfreich, allen Teilnehmern vorab eine Agenda, also eine Tagesordnung mit Themenpunkten zuzuschicken. So kann sich jeder darauf einstellen und vorbereiten. Vor allem lässt sich grob abschätzen, wie lange die Videokonferenz dauern wird. Es ist nicht empfehlenswert, länger als zwei Stunden online zu konferieren. Darüber hinaus ist bei vielen einfach schnell die Luft raus. Daher schon beim Erstellen der Agenda darüber nachdenken, wie lange die einzelnen Punkte wohl etwa benötigen werden. Es kann auch Sinn machen, die Punkte zu priorisieren und von wichtig nach unwichtig abzuarbeiten. So könnte man nach einer vorgegebenen Zeit auch einfach einen Cut machen und noch ausstehende, eher weniger wichtige Punkte vertagen auf die nächste Sitzung.
Inhalte
Sollte es Materialien geben, die gemeinsam besprochen werden sollen, müssen diese unbedingt rechtzeitig an alle verschickt werden, am besten mehrere Tage vor der Sitzung. So hat jeder die Chance, sich alles anzuschauen und vorbereitet in die Sitzung zu gehen. Je besser alle vorbereitet sind, desto schneller ist man durch. Bei größeren Dateien empfiehlt es sich, einen Cloud-Ordner zu nutzen und einen Freigabelink zu verschicken.
Spielregeln für die Teilnehmer*innen
Für einen reibungslosen, schnellen Ablauf sollten sich die Teilnehmer an ein paar Regeln halten. Auch diese sollte man vorab mitschicken. Einige Beispiele für Regeln:
- Technik vorher installieren und testen
- Möglichst störungsfreie Umgebung nutzen, also auch Handy, Fernseher, etc. stumm schalten
- Pünktlichkeit
- Vorbereiten auf die Themen, Material sichten
- Nicht vom Thema abschweifen
- Ausreden lassen, bei größeren Gruppen vielleicht sogar nur nach Aufforderung des Moderators sprechen => Redezeichen vereinbaren (Hand heben, Schild hochhalten)
- Eigene Redebeiträge kurz halten, zum Punkt kommen
- Beim Eintreten in die Konferenz das Mikrofon zunächst stumm schalten
- optional: Schilder für Feedback, Wortmeldung, etc. ausdrucken (https://www.gmk-net.de/wp-content/uploads/2020/04/moderation-videokonferenz_gmk.pdf)
Strukturierung des Ablaufs
Als Moderator ist es auch eure Aufgabe, dafür zu sorgen, dass sich eure Teilnehmer der Konferenz wohlfühlen. Dazu gehört es z.B. auch, Teilnehmer persönlich namentlich zu begrüßen, wenn sie den Konferenzraum betreten.
Sollte es „Neulinge“ in der Runde geben oder sich die Teilnehmer generell noch nicht kennen, kann man eine Kennenlernrunde durchführen. Das macht natürlich nur bis zu einer bestimmten Teilnehmerzahl Sinn. Wenn es über 20 Personen hinaus geht, würde es ausufern. Der Moderator sollte in der Kennenlernrunde die einzelnen Personen aufrufen. Diese stellen sich dann kurz vor.
Zu Beginn der eigentlichen Sitzung sollte der Moderator die Agenda vorstellen und den zeitlichen Rahmen benennen. Ggf. sollte auf Besonderheiten hingewiesen werden, z.B. eingeplante Pausen, Gäste oder ähnliches. Sollte eine Aufzeichnung erfolgen, muss darauf unbedingt hingewiesen werden. Sollte ein Teilnehmer dies nicht wünschen, muss das entweder respektiert werden oder die Person kann nicht teilnehmen.
Dann kann die Gruppe die Tagespunkte bearbeiten. Hierbei sollten sich alle an die vorher aufgestellten Regeln halten. Zu Beginn benennt der Moderator nochmals jeden Tagespunkt und benennt ggf. das Ziel bzw. die Frage, die beantwortet werden soll. Damit es kein heilloses Durcheinander gibt, macht es Sinn, dass sich Teilnehmer per Handzeichen o.ä. melden und der Moderator das Wort erteilt. Viele Konferenztools bieten auch die Möglichkeit, alle Teilnehmer stumm zu schalten und tatsächlich nur das Mikrofon der Person einzuschalten, die auch gerade dran ist. Diese Person sollte der Moderator dann auch wieder persönlich namentlich ansprechen und ihr das Wort erteilen. Die meisten Tools bieten auch Chatfunktionen. Diese kann natürlich auch genutzt werden, um Zwischenfragen zu stellen, wenn man selbst gerade nicht spricht.
Für Abstimmungen kann man entweder mit Handzeichen oder farbigen Karten arbeiten, aber auch diverse Abstimmungstools nutzen. Manche Videokonferenz-Tools bieten auch Umfragen an. Diese bitte dann vorab erstellen.
Wie bei jeder normalen Sitzung sollten auch Online-Konferenzen protokolliert werden, damit Ergebnisse festgehalten sind. Auch das kann durchaus online geschehen, z.B. in Form eines Etherpads. Hier kann jeder live mitverfolgen, was mitgeschrieben wird. Es sollte vorab klar vereinbart sein, wer die Protokollführung übernimmt.
Sind alle Punkte abgearbeitet, schließt der Moderator die Sitzung. Dazu gehört natürlich, allen für ihre Teilnahme zu danken und sich zu verabschieden.
