Online miteinander arbeiten

Digitale Tools für eure Landjugendarbeit

Online gemeinsam planen, brainstormen, quatschen und spielen

Aufgrund von Corona und den eingeführten Maßnahmen ist für die absehbare Zukunft jegliche persönliche Zusammenarbeit lahmgelegt, viele arbeiten im Home-Office. Doch die Arbeit muss ja weitergehen. Eure Gruppen wollen betreut werden und ihr wollt euer Ehrenamt weiterhin ausüben und mit eurem Vorstand arbeiten können.

Daher sammeln wir hier ein paar digitale Hilfsmittel, um euch dabei zu unterstützen. Natürlich erheben wir keinen Anspruch auf Vollständigkeit und konzentrieren uns auf Tools, die wir entweder selbst getestet haben oder die generell sehr beliebt sind. Je nachdem, was ihr vorhabt, gibt es unterschiedliche Werkzeuge, manche versuchen, die All-in-one-Lösung zu sein, manche sind kostenlos, andere erfordern Abos. Letztlich muss man für sich selbst rausfinden, was man tatsächlich braucht. Große Softwarekonzerne wie Microsoft und Google, aber auch viele kleinere haben auch erkannt, dass Menschen jetzt Unterstützung brauchen und bieten ihre Tools und Dienste stark vergünstigt oder gar kostenlos an für die Zeit von Corona. Ein guter Zeitpunkt, in die digitale Zusammenarbeit einzusteigen.

Kurz vorweg: Datenschutz ist und bleibt immer ein wichtiges Thema, wenn man sich online bewegt und miteinander Daten austauscht. Die nachgeführten Dienste haben natürlich alle ihre eigenen Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinien, die auch stetig überarbeitet und angepasst werden. Wir können daher keinerlei Gewähr leisten, dass alle Dienste sich an die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung halten.

Rein für die Kommunikation untereinander reicht normalerweise:

  • Ein Messenger wie Whatsapp, Signal, Threema, Telegram, usw.
  • Ein Videokonferenz-Tool, z.B. Skype oder Zoom
  • Gemeinsame Dokumentenbearbeitung, z.B. Google Docs oder einfach ein Etherpad zum Protokoll schreiben
  • Vielleicht ein Projektmanagement-Tool wie Trello

Unter folgendem Link findet ihr eine kleine Entscheidungshilfe, welches Tool für euch Sinn machen könnte:

https://jugend.beteiligen.jetzt/werkzeuge/entscheidungshilfe

Die Entscheidungshilfe ist vor allem geeignet für Nutzer mit geringer Vorerfahrung bei der Nutzung von Tools für Jugendbeteiligung. Erfahrene Praktiker*innen der digitalen Jugendbeteiligung können sie nutzen, um neue Ideen zu bekommen. Da viele Dienste Anmeldungen erfordern, könnte es Sinn machen, sich dafür eine neue Email-Adresse anzulegen. Seriöse Anbieter werden eure Adresse maximal für eigene Werbung nutzen, aber eine Weitergabe kann man nie ganz ausschließen und am Ende flattert Spam ins Postfach. Das könnt ihr euch ersparen, wenn ihr eine Adresse anlegt, die nur für solche Anmeldungen genutzt wird.

Wichtig: Oftmals hört man Sätze wie “Das kann man doch mit Whatsapp regeln”. Klar kann man das mit Whatsapp regeln, man kann auch einen Nagel mit einer Zange in die Wand hauen. Mit dem Hammer wäre es aber vielleicht einfacher. Man kann fast jedes Werkzeug für fast jede Aufgabe nutzen, doch macht das nicht immer Sinn und macht am Ende mehr Aufwand als es Arbeit abnimmt. Daher sollte das Werkzeug zur Aufgabe passen.

Nachfolgend unsere Empfehlungen:

Gliederung:

  • Digitales Büro
  • Digitale Konferenzen
  • Digitales Projektmanagement
  • Digital quizzen, abstimmen und brainstormen
  • Digital spielen, Musik machen und kreativ sein

Digitales Büro und Dateiverwaltung

Wenn man mit Kollegen zusammenarbeitet, muss man oftmals auch Dateien miteinander austauschen oder auch gemeinsam Dateien bearbeiten. Office 365 und Google Docs sind den meisten wahrscheinlich bekannt, daher stellen wir euch ein paar Alternativen vor:

Nextcloud

Nextcloud ist eine freie Software und kann entweder auf einem privaten Server oder Webspace installiert werden. Das ist natürlich mit etwas höherem Aufwand verbunden und bringt Kosten für Servermiete mit sich. Der Besitzer/die Besitzerin hat dann jedoch die vollständige Kontrolle über seine/ihre Daten und die Möglichkeiten für Datenmissbrauch werden stark reduziert. Zudem gibt es Erweiterungen um neue Funktionen zu integrieren und die eigene Cloud auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

CryptPad

Cryptpad ist ein datenschutzfreundlicher Office- und Clouddienst, der kollaboratives Arbeiten in Echtzeit möglich macht. Hier kann man schnell und einfach Notizen, Dokumente und Präsentationen erstellen und diese gemeinsam mit anderen Nutzer*innen, die man zum jeweiligen Dokument einlädt, bearbeiten.

EtherPad Yourpart

Kollaborative Textarbeit. Simultan können mehrere Personen kostenlos und ohne Account an einem Dokument arbeiten. Dieses ist allerdings kein Word-Dokument. Spezielle Formattierungen und Möglichkeiten zur Textgestaltung gibt es eher wenige. Das Etherpad bietet eher die Möglichkeit, schnell und einfach z.B. Protokoll zu führen während einer online abgehaltenen Vorstandsitzung. Alle können live mitlesen und auch selbst direkt reinschreiben. Da jeder eine eigene Farbe hat, erkennt man auch leicht, wer was geschrieben hat. Am Ende kann man dann natürlich alles auch einfach in ein Dokument kopieren und lokal auf dem Rechner speichern.

WeTransfer und Firefox Send

Mit WeTransfer und Firefox Send lassen sich große Daten versenden. Es ist keine Registrierung für die Nutzung erforderlich. Dateien werden hochgeladen und ein generierter Downloadlink an den Empfänger geschickt. Dieser ist eine Woche gültig, danach werden die Dateien wieder automatisch vom Server gelöscht. Somit unterscheidet sich der Dienst von klassischen Cloudspeichern wie Dropbox, OneDrive, usw. Es geht hier nicht um langfristige Speicherung und Sicherung, sondern lediglich um Versand von Dateien, die für eine eMail viel zu groß wären.

Digitale Konferenzen

Das gemeinsame Arbeiten fällt meist leichter, wenn man direkt miteinander kommunizieren und sich bestenfalls sogar sehen kann. Videokonferenzen sind daher im Home-Office sehr beliebt. So beliebt, dass es momentan relativ schwer ist, überhaupt irgendwo noch Webcams zu normalen Preisen zu bekommen. Die meisten Videokonferenz-Tools bieten jedoch neben reinem Videochat auch noch andere sehr hilfreiche Funktionen. So ist es bei den meisten möglich, seinen eigenen Bildschirm zu teilen. Alle anderen sehen dann, was man selbst auf seinem Rechner macht. So können durchaus auch Powerpoint-Präsentationen abgehalten werden oder auch ein aktueller Flyer-Entwurf besprochen werden. Meist kann man sogar die Steuerung an einen anderen Teilnehmer abgeben, der dann z.B. selbst Änderungen an einem Dokument vornehmen kann, als würde er persönlich an eurem Rechner sitzen. Auch kleinere Probleme mit dem Rechner kann man so von einem Kollegen lösen lassen.

Die Webseite http://www.congressa.de hat sich die Mühe gemacht, eine Übersicht zu erstellen mit vielen Tools, die man in der Arbeit mit (auch großen) Gruppen nutzen kann. Diese ist als Tabelle in Google Docs hinterlegt. Wir haben aber auch schon einiges ausprobiert und teilen gerne unsere Erfahrungen.

Tipp: Sehr hilfreich für Videokonferenzen können kleine Schilder sein, die in die Kamera gehalten werden können, um Rückmeldungen zu geben oder abzustimmen. Die Gesellschaft für Medienpädagogik und Kommunikationskultur hat hierzu eine schöne Sammlung als PDF veröffentlicht. Wie ihr eine Online-Sitzung moderiert, haben wir euch auch in einem kleinen Artikel zusammengefasst.

 

Zoom

Wir haben die letzten Tage mehrfach mit Zoom gearbeitet. Zoom bietet virtuelle Konferenzräume, in denen man sich sowohl am PC per Videokonferenz, aber auch einfach per Telefon beteiligen kann. Eine Textchatfunktion gibt es auch und die Treffen können moderiert werden. Also können auch z.B. alle Mikrofone stummgeschaltet und das Wort erteilt werden. Bei kleinen Gruppen nicht wirklich nötig, aber eine Konferenz mit 20-30 Personen kann schnell chaotisch werden, wenn alle durcheinanderreden. Registrieren muss sich im Grunde nur derjenige, der das Meeting startet. Alle anderen können per Link eingeladen werden und ohne Registrierung teilnehmen. In der Grundversion ist der Service bei bis zu 100 Personen kostenlos, ab einer Teilnehmer*innenzahl von 3 gibt es jedoch ein Zeitlimit von 40 Minuten. Aktuell scheint aber auch dieses wegen Corona ausgesetzt zu sein.

 

Jitsi Meet

Jitsi Meet ist eine Sammlung von freier Software für IP-Telefonie, Videokonferenzen und Instant Messaging. Es kann als JavaScript Library direkt im Browser ohne Softwareinstallation ausgeführt werden. Als Browser eignen sich Chrome und Opera sowie Mozilla Firefox ab der Version 40. Ein Account ist nicht notwendig.

 

Discord

Discord ist ein unter Gamern beliebtes Programm, mit dem man über einen Text-, Sprach- sowie Video-Chat kommunizieren, planen, Dateien schicken, Räume einrichten, Rollen vergeben und den Bildschirm teilen kann. Das Programm ist kostenlos und für die gängigen Betriebssysteme vorhanden. Auch eine Version für Web-Browser und mobile Endgeräte steht zur Verfügung. Viele Einrichtungen der offenen Jugendhilfe wie z.B. Jugendtreffs nutzen erfolgreich Discord, um mit ihren Jugendlichen in Kontakt zu bleiben.

 

Skype

Einer der bekanntesten weil ältesten Videochatdienste. Skype gehört seit längerem zu Microsoft und erfordert ein MS-Konto, kann dann aber kostenlos genutzt werden. Unterstützt werden Videokonferenzen, IP-Telefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragung und Screen-Sharing.

 

TeamViewer

Der TeamViewer war urprünglich in erster Linie für die Fernwartung gedacht. Man kann damit aus der Ferne auf den Rechner einer anderen Person zugreifen und dort Probleme beheben. Doch mittlerweile bietet TV im Grunde auch alles an, was gängige Videokonferenztools auch haben. So hat man gleich zwei Schlüsselfunktionen für die Arbeit im Home-Office. Man kann miteinander kommunizieren, aber auch bspw. auf seinen Rechner im Büro zugreifen und von zu Hause aus Dateien bearbeiten, die man eventuell nicht mit nach Hause nehmen darf oder für die Software nötig ist, die auf dem privaten Rechner zu Hause nicht verfügbar ist.

 

Digitales Projektmanagement

Gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten bedeutet, gemeinsam Ideen zu sammeln, Aufgaben zu delegieren, sich miteinander zu koordinieren und Zeitpläne aufzustellen. Dies alles sollen Projektmanagement-Tools unterstützen. Sie enthalten in der Regel sogenannte Boards, auf denen Karten festgepinnt werden, die z.B. Ideen und Aufgaben beinhalten. Die Karten können beliebig angeordnet und verschoben werden. Dies nennt man auch die Kanban-Methode. Diese wurde in den 40er Jahren bei Toyota in Japan genutzt, um die Effizienz in den Werken zu steigern, da so einzelne Abteilungen im Produktionsprozess sehen konnten, wie weit die anderen sind und was noch zu tun ist. Die damalige Pinnwand mit Karten ist heute aber eben digital und online. Es gibt wirklich unzählige Dienste dieser Art, wir picken exemplarisch einzelne heraus.

Trello

Wir haben mit Trello gute Erfahrungen gemacht, doch geben sich die meisten Tools nicht viel, da sie sehr ähnlich konzipiert sind. Mit den Boards, Listen und Karten von Trello könnt ihr eure Projekte auf lustige, flexible und lohnende Weise organisieren und priorisieren. Dazu gibt es einen gemeinsamen Kalender, Chat u.a. Funktionen. Eine Einführung findet ihr hier .

Asana

Asana liefert nahezu alle Funktionen, die auch Trello bietet. Das Design ist für viele jedoch ansprechender. Es bietet mehrere Ansichten einschließlich Listen, Kalendern, Gantt-Diagrammen und Dashboards sowie Kanban. Nutzer können Dateien per Drag-and-Drop auf Aufgaben ziehen, es gibt kein Speicherlimit. Nutzer können wiederkehrende Aufgaben einstellen und in Aufgaben- und Projektkonversationen mit Teammitgliedern und Anbietern gleichermaßen zusammenarbeiten.
Zenkit

Zenkit ist die deutsche Alternative zu Trello und co., was insbesondere in Sachen Datenschutz durchaus ein Argument sein kann. Das Tool bietet ein anpassbares Aufgabenverwaltungstool, das als Kanban-Board, Liste, Kalender, Tabelle oder Mindmap genutzt werden kann. Angebotene Funktionen umfassen unter anderem einen Kalender, Aktivitäten-Tracker, Labels, To-Do-Listen, eine globale Suchfunktion, Kommentare und Benachrichtigungen.

Padlet

Mit der digitalen Pinnwand Padlet lassen sich viele kreative Beteiligungsprozesse anstoßen und umsetzen. Zum Erstellen einer Pinnwand ist ein Account notwendig. Teilnehmen kann jede*r mit mobilem Endgerät ohne Account. Die Pinnwand ist sowohl als Browserversion als auch in der App nutzbar.

 

Digital quizzen, abstimmen und brainstormen

Manchmal müssen gemeinsam Entscheidungen getroffen oder verschiedene Optionen oder Termine abgestimmt werden. Bsp.: „Soll unser Fest stattfinden ja oder nein? Wer hat wann Zeit?“. Das kann man natürlich alles innerhalb einer Whatsapp-Gruppe machen, doch wird es bei größeren Gruppen sehr schnell unübersichtlich und irgendein armer Tropf muss dann alle Nachrichten sichten und zusammenfassen. Das geht definitiv einfacher. Mit solchen Tools können aber auch kleine Quizzes und Spiele a la “Wer wird Millionär” erstellt werden.

 

Kahoot!

Über die Website lassen sich digitale Quizze, Aufgaben, Diskussionen und Umfragen erstellen, die dann über internetfähige Geräte mit Hilfe eines Einstiegscodes abgerufen und gelöst werden können. Es wird eine Frage gestellt, mehrere Antwortoptionen vorgegeben und alle Teilnehmer können von ihrem Gerät aus abstimmen.

Mentimeter

Ein Tool für Umfragen, Stimmungsbilder, Quizfragen oder Brainstormings, mit dem die Teilnehmenden via Smartphone live mit einbezogen werden können.

Plickers

Mit der App Plickers lässt sich ein interaktives Quiz erstellen, ohne dass die Kinder und Jugendlichen dafür ein Smartphone, Tablet oder einen PC benötigen. Stattdessen erhalten sie einen personalisierten QR-Code. Je nachdem welche Seite des QR-Codes nach oben gehalten wird, zeigt die Antwort A,B,C oder D. Die QR-Codes werden dann (z.B. über eine Videokonferenz) mit dem Smartphone oder Tablet des Spielleiters/der Spielleiterin gescannt und können live eingesehen werden.

Tricider

Tool zur Ideenfindung und Abstimmung. Auch ohne Account nutzbar. Mit Account können Umfragen gespeichert und jederzeit wieder abgerufen werden.

Answergarden

AnswerGarden ist das ideale Web-Tool zum schnellen Sammeln von kurzen Antworten, Ideen und Rückmeldungen. Die Anzeige der eingegebenen Begriffe erscheint in Echtzeit in Form einer Wortwolke. Der Dienst ist kostenlos und erfordert keine Registrierung.

 

Digital spielen, Musik machen und kreativ sein: für die digitale Gruppenstunde

Manche von euch haben sicherlich auch viele sehr junge Mitglieder. Vor allem die Musik- und Tanzgruppen. Für diese ist es vielleicht interessanter, einfach spielerisch Kontakt zu den Kindern zu halten als online Projekte zu verwalten. Daher sammeln wir hier auch ein paar Ideen und Spielchen, die ihr mit den Kindern online machen könnt, aber auch Tools, um sich kreativ zu betätigen.

Skribbl

Montagsmaler digital. Man braucht keinen Account und kann einfach als Gruppe loslegen und zeichnen und raten

 

StopMotion Studio

Die kostenlose App eignet sich gut um kreative Stop Motion Filme zu erstellen. Verfügbar für Android und IOS. Kinder könnten hier z.B. mit ihrem Spielzeug zu Hause kleine Filme drehen und mit den anderen teilen.

 

ComicLife3

Comic Life 3 ist ein Programm, um Fotostorys, Comics, Flyer, Schülerzeitungen, etc. zu erstellen. Die App ist kostenpflichtig und auf mehreren Plattformen verfügbar. Wer das Programm nicht direkt kaufen will, kann sich eine 30-tägige Demoversion herunterladen.

Audacity

Podcasts und Hörspiele erfreuen sich immer größerer Beliebtheit und sind tatsächlich gar nicht so schwer zu erstellen. Audacity ist ein Gratis-Tonstudio zum Aufnehmen, Bearbeiten und Abspielen von Audio-Dateien. Personen müssen nicht gemeinsam in einem Raum sitzen, um zusammen aufzunehmen. Es kann auch jeder seine eigene Tonspur aufnehmen und in Audacity werden diese dann zusammengeführt. Tipp: Kopfhörer verwenden, damit ihr den Ton des Gegenübers nicht mit in eure Tonspur aufnehmt.

StoryMap

Mit StoryMap lassen sich interaktive Karten erstellen, in die Videos, Fotos, Texte und Links eingebaut werden können. Hierfür kann ein Google-Account genutzt werden. Dies würde zum Beispiel ermöglichen, den letzten Urlaubstrip auf einer Karte darzustellen und mit anderen zu teilen. Freunde können so die Reiseroute nachverfolgen und sich unterwegs über die jeweiligen Locations informieren.

 

Abschließende Bemerkung:

Ganz wichtig: solche Kollaborations-Tools sind nicht zu vergleichen mit sozialen Medien. Oft kommen Fragen auf wie: brauchen wir das alles? Müssen wir neben Facebook auch noch Instagram, Twitter, etc. nutzen, um aktuell zu bleiben? Wer kümmert sich drum? Wieviel Aufwand ist das?

Solche Fragen stellen sich bei Kollaborationstools nicht, zumindest sollten sie sich nicht stellen. Sie sollen Arbeit erleichtern, nicht neue Arbeit erzeugen. Es gibt tausende Tools im Netz, aber wenn man für sich und seine Gruppe Tools gefunden hat, mit denen man gut klarkommt, kann man auch dabei bleiben. Wenn ich Trello mag, muss ich nicht überlegen, ob ich zusätzlich noch Asana nutze. Das Netz ist in dem Sinne eine riesige Werkzeugkiste, aber ich muss mich nicht für die hundert Schlitzschraubenzieher interessieren, wenn ich eine Kreuzschraube eindrehen will und mir reicht auch ein Kreuzschraubendreher, wenn er passt. Ich brauche für meine Aufgabe das passende Werkzeug und sonst nichts.